Meetingkultur mit Geschichten und Prezi

Neue Meetingkultur mit Geschichten und Prezi

Kennen Sie Prezi? Viele Unternehmen meeten sich ohne brauchbare Resultat quasi zu Tode! Fest steht: Eine neue Meetingkultur mit Geschichten und neuen Präsentationsmitteln wie Prezi muss her!

Meetings sind aus dem heutigen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Ziel dabei ist, Informationen auszutauschen und gemeinsam komplexe Themen  sowie an Lösungen für Problemstellungen zu erarbeiten. Theoretisch betrachtet  bringen Meetings das Wissen mehrerer Personen effizient zusammen. 

Vorreiter Jeff Bezos, CEO und Gründer von Amazon, bringt frischen Wind in unsere Meeting- und Konferenzräume. Zunächst verbannte er PowerPoint als Präsentationswerkzeug bei seinen Führungskräften. Stattdessen verlangte Jeff Bezos  Geschichten, also Storytelling, anstelle von PowerPoint-Präsentationen: Sie sollen in einer sechsseitigen Erzählung – in ganzen Sätzen formuliert – Grundlagen für Diskussionen geben.

Definition von Storytelling
Lesen Sie in dem Story-Baukasten-Glossar die Definition von Storytelling nach.

Jeff Bozes steht nicht alleine mit seinem Verzicht auf PowerPoint da. Auch Googles CEO Pichai Sundararajan,Tesla-Gründer Elon Musik sowie Virgin-CEO Richard Branson sowie die meisten der inspirierendsten Sprecher der Welt verwenden keine Bullet-Points mehr.

Warum gerade Geschichten statt PowerPoint?

Der Grund, warum narratives Erzählen statt PowerPoint-Präsentationen eingesetzt werden, ist einfach und leuchtet ein:

  1. Vortrag: Zunächst einmal werden viel PowerPoint-Präsentationen einfach abgelesen, anstatt als Unterstützung von Ideen eingesetzt zu werden.
  2. Erinnerung: Zudem bleiben Geschichten, mit denen sich die Zuhörer emotional verbinden (identifizieren), länger in Erinnerung als eine „Bullet-Point“-getriebene Aufzählung.Bezos versteht deutlich, dass Logik und Fakten (Daten) mit Pathos (Erzählung) verbunden sein muss, um erfolgreich zu sein.
  3. Inspiration: Geschichten informieren, beleuchten und inspirieren in einem. Der Austausch von Ideen ist mit Storys viel effektiver möglich als durch reines Aufzählen von Fakten.
  4. Klare Strukturierung: Geschichten zwingen Storyteller ihre Themen einfach, verständlich und klar zu strukturieren
  5. In Bildern und Metaphern denken: Geschichten bringen den Erzähler dazu, seine Botschaften und Inhalte in bildhaften Vergleiche, die aus der Erfahrungswelt des Publikums stammen, zu erzählen.

Prezi als PowerPoint-Alternative

Wer jedoch nicht ganz auf Präsentationssoftware verzichten kann, sollte sich PowerPoint-Alternativen anschauen. Oft ermöglichen sie einen ganz neuen Blick auf eingefahrene Präsentationen und Präsentationsvorlagen, die je nach Thema nur aktualisiert oder umgeschrieben werden.

Ein Präsentationstool, das nicht nur das Publikum überraschen kann, sondern auch die Art und Weise des Vortrags verändern kann, ist Prezi (http://prezi.com).

Grundsätzlich ist Prezi ein cloudbasiertes Präsentationsprogramm. Im Gegensatz zu PowerPoint können Sie sich Prezi-Präsentationen vorstellen, als ob Sie auf einer endlos großen virtuellen Fläche erstellt wird. Der Präsentator kann sich auf dieser Bühne, der Präsentationsfläche, relativ „frei” bewegen und muss die Folien nicht nacheinander abspielen.

Prezi – das digitale Whiteboard

Stellen Sie sich ein digitales Whiteboard, also eine große weiße Fläche, vor, die Sie bestücken können. Anstatt wie bei PowerPoint üblich Folien nacheinander zu zeigen, ermöglicht Prezi eine Art offenes digitales Whiteboard, auf dem Sie von einem zum anderen Thema springen und dort hineinzoomen können. Dies entspricht mehr einem erzählen oder auch dem offenen Vortragen, denn die Inhalte sind vernetzt und nicht linear und können einzeln und tiefer, je nach Fragestellung während des Vortrags, angesteuert werden. Falls dies nicht erwünscht ist, wird ein vorheriger Fahrplan festgelegt, nach dem die einzelnen Themeninseln miteoinander verknüft sind.

Je nach Skript werden einzelne Themeninseln bei der Prezi miteinander verknüpft.

Dynamische Zoomeffekte geben der Prezi-Präsentation ein lebendiges Kinogefühl, bei dem das Publikum auf eine faszinierende und informative Reise mitgenommen wird. Dadurch machen Themen nicht nur mehr Spaß, sondern sie bleiben auch besser in Erinnerung und animieren so zum Handeln.

Er kann beispielsweise in ein Nebenthema Hinein- oder Herauszoomen und so einen tieferen Einblick geben, um dann zurück zum Hauptthema zu kommen. Prezi ermöglicht es, dass in der Präsentation beliebige Elemente wie Texte, Bilder, Grafiken, Videos, Links oder Flash-Anwendungen eingebunden werden können.

Tipp zur Vorbereitung von Präsentationen
Ein kleiner Tipp vom Präsentationsguru Garr Reynolds (www.presentationzen.com): Er empfiehlt, dass Sie jede Vorbereitungsphase – also Brainstorming, Ideensammlung sowie die Strukturierung Ihrer Präsentation– also bei der Kopfarbeit – nicht am Computer absolvieren sollten. Nehmen Sie lieber Post-Ist und eine weiße Wand zur Hilfe, schreiben sammeln Sie Ideen per Mindmap und strukturieren Sie diese.

Vorteile von Prezi

Obwohl die Vorteile von Prezi vielfältig sind, ist je nach Projektthema und -art vorher abzuwägen ob das Präsentationstool die richtige Wahl ist:

  • In seiner Basisform steht Prezi kostenfrei zur Verfügung.
  • Da Prezi in der Cloud liegt, ist der Zugriff auf die Software von jedem Computer aus möglich.
  • Es besteht die Möglichkeit im Team an einer Präsentation in Echtzeit zu arbeiten.
  • Da Prezi nicht linear sondern dynamisch arbeitet, ist die Darstellung von komplexen Sachverhalten auf kreative Weise möglich.
  • Die Bedienung ist der Software ist einfach und intuitiv. Zum Einstieg sind eine Vielzahl an Vorlagen (Themes) vorhanden.
  • Prezi-Präsentationen lassen sich auch in Blogs und Websites einbetten.

Prezi bietet diverse Vorlagen (Templates) zur Adaption an.

Prezi-Tipp:
Schauen Sie sich die Prezi-Vorlage (Template) Storytelling auf prezi.com/7mrunpbrbw7j/template-storytelling an.  

Prezi-Tutorial

In dem unteren Video-Tutorial wird die PowerPoint-Alternative Prezi mit seinen wichtigsten Funktionen kurz und einfach erklärt.

Klare Vorgaben für Meetings helfen

Zurück zur Meetingkultur: Neben dem PowerPoint-Verbot bringt Jeff Bezos in seinen Unternehmen auch klare Regeln zum Thema Meeting. Seine Devise lautet „weniger ist mehr”.

Nicht nur, dass Menschen sich mehr auf die Inhalte von dem, was sie vermitteln wollen, durch das Erzählen von Geschichten (Storytelling) fokussieren sollen, sondern auch der Zeitraum sowie die Gruppengröße der Treffen zum Austausch wird von Jeff Bezos stark limitiert.

Wichtige Besprechungen finden nur noch zwischen 10 und 12 Uhr statt. Der gesteckte Zeitrahmen hat einen weiteren Vorteil: „Meine Aufgabe besteht nicht darin, tausende Entscheidungen am Tag zu fällen. Je mehr ich das tue, desto eher leidet mein Entscheidungsvermögen darunter, weil ich müde oder mürrisch werde. Das ist es nicht wert“ – so Bezos.

Auch die Anzahlder Meeting-Teilnehmer reduziert Bezos: Die Anzahl der Teilnehmer reduziert sich auf maximal zwei Pizzen – von mehr dürfen Mitarbeiter, die in einem Meeting mit ihmsitzen, nicht satt werden. Denn weitere Pizzen würde bedeuten, dass zu viele Kollegen anwesend sind und ein Meeting ineffizient machen.

Nun bin ich auf weitere Praxistipps neugierig: Wie sieht Ihre Meetingkultur aus?